نظام إدارة العملاء


الخصائص الأساسية لنظام إدارة العملاء

نظام إدارة العملاء المقدم من شركة التكنولوجيا المفتوحة هو نظام إلكتروني لإدارة انتظار العملاء وذلك من خلال إعطاء جميع العملاء والزائرين مواعيد محددة بغرض تسهيل العمل، وتحسين كفاءة الخدمة، والحصول على رضا العملاء من خلال تقليل أوقات الانتظار"> حيث تستخدم في الأماكن المزدحمة مثل الهيئات الحكومية والبنوك وصالات العرض ومراكز الخدمة وغيرها

 

جهاز ارقام الانتظار

يتكون نظام انتظار العملاء من شاشة تعمل باللمس وطابعة ويُستخدم بمثابة نظام لإدارة الطابور الآلي. تعرض الشاشة التي تعمل باللمس الخدمات التي تقدمها المؤسسة (ويمكن إدارة قوائم الخدمات من لوحة التحكم) ويمكن للمستخدم اختيار أية خدمة من هذه الخدمات (وتُعرض هذه الخدمات باللغتين الإنجليزية والعربية وأية لغة أخرى يرغب العميل في إضافتها) كما يمكن عرض عليها اعلانات والحصول على بطاقة رقم الانتظار التي تعرض ما يلي:

  • - اسم الشركة
  • - التاريخ والوقت
  • - رقم البطاقة
  • - الخدمة الخاصة بهذه البطاقة
  • - عدد الزبائن المنتظرين
  • - متوسط وقت تقديم هذه الخدمة
  • - رسالة مخصصة (عرض خاص على سبيل المثال) أسفل البطاقة

إدارة نظام العملاء

يتميز نظام إدارة العملاء لشركة التكنولوجيا المفتوحة بأنه ذو بنية برمجية قوية ومُصمم وفقاً لمعايير الشبكة العالمية مما يجعل عملية تطبيقه وصيانته سهلة. وفيما يلي نوضح الأجزاء الرئيسية لإدارة النظام الذي يجعله متميز الأداء في تلبية احتياجات ومتطلبات المؤسسات التي تستقبل أعداداً كبيرة من العملاء بصورة منتظمة.

  • - إدارة شبابيك تقديم الخدمة
  • - إدارة اللغة
  • - إدارة الشكل (الألوان – حجم الخط )
  • - إدارة خدمة بطاقات أرقام الانتظار
  • - برنامج الإعلان
  • - تفويض المستخدم خدمات معينة">
  • - محرك التقارير

 

يستخدم كل موظف اسم مستخدم وكلمة سر خاصة به للوصول إلى النظام وبعد التسجيل إلى النظام يجد أن واجهة النظام ووظائفه معدلة بناءً على التصاريح الخاصة بعمله.

وفيما يلي الوظائف الرئيسية التي نقدمها للموظفين أثناء انتظار العملاء:

  • - تسجيل دخول الموظف
  • - إدارة الحسابات الشخصية
  • - تغيير كلمة المرور
  • -اظهار الخدمات  المصرح له بها
  • - إدارة الجلسة
  • - إدارة تدفق العملاء

شاشات العرض للعملاء المنتظرين

تعرض هذه الشاشات ارقام بطاقات الأدوار التي يخدمها كل شباك. ويتم تحديد حجم وعدد الشاشات بناءً على مساحة مقر العميل، وعادة ما تُستخدم شاشات العرض الكبيرة في أماكن الانتظار في حين تُستخدم شاشات العرض الصغيرة على شبابيك الخدمة.

الإعلانات الصوتية للعملاء المنتظرين

يحرص برنامج الإعلان الصوتي في نظام إدارة العملاء على إبلاغ العملاء المنتظرين في الطابور الإلكتروني بدورهم في الحصول على الخدمة على الفور. وبمجرد النداء على عميل جديد، يُطلق البرنامج إعلاناً صوتياً يحدد فيه رقم بطاقة العميل التي حان وقت تقديم الخدمة له والشباك الذي ينبغي على العميل التوجه إليه. وعادة ما يعمل هذا النظام من خلال إعلان إلكتروني يعلن عن رقم البطاقة والشباك الذي سيقدم الخدمة، على سبيل المثال: "عميل رقم1، شباك رقم 1.

لوحات شباك الموظف

كل شباك من شبابيك تقديم الخدمات للعملاء مزود بلوح تعريفي وبظهر رقم البطاقة التي حان دورها مع رقم الشباك حبث يوضح للعميل الشباك الذي يجب عليه أن يتجه إليه.